Управление Судебного департамента в Тюменской области

1.1. Работа с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Тюменской области (далее по тексту - Управление) осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации; федеральными законами от 08.01.1998 № 7-ФЗ «О Судебном департамента при Верховном Суде Российской Федерации», 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»; Положением об Управлении Судебного департамента в Тюменской области, Положением об Управлении Судебного департамента в Тюменской области, а также иным федеральным законодательством, регулирующим правоотношения граждан и организаций при обращении в государственные органы и органы местного самоуправления.

1.2. В Управлении подлежат обязательному рассмотрению индивидуальные и коллективные предложения, заявления, жалобы, а также запросы граждан и организаций (далее по тексту - обращения (запросы), поступившие в письменной форме, форме электронных документов или в форме устного обращения к должностному лицу во время личного приема, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством.

1.3. Инструкция по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении (далее по тексту - Инструкция) определяет порядок рассмотрения обращений (запросов), ведения делопроизводства по ним и осуществления личного приема граждан и представителей организаций. Обращения (запросы) юридических, должностных и других лиц рассматриваются в те же сроки и в том же порядке, что и обращения (запросы) граждан.

1.4. Обращение гражданина – направленное в Управление в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление, жалоба или запрос, а также устное обращение гражданина.

Предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Запрос – это обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в суды, Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации, управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, органы судейского сообщества о предоставлении информации о деятельности судов в Российской Федерации.

Пользователь информации – гражданин (физическое лицо), организация (юридическое лицо), общественное объединение, орган государственной власти или орган местного самоуправления, осуществляющие поиск информации о деятельности судов.

1.5. Информация на запрос может предоставляться в устной форме и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа. Обращения (запросы), поступившие в Управление, подлежат обязательному рассмотрению, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Отказ в приеме обращений (запросов), рассмотрение которых входит в компетенцию Управления, недопустим.

1.6. Работа с обращениями (запросами) является прямой служебной обязанностью государственных служащих Управления. Принятые на работу в Управление работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией руководителями структурных подразделений Управления под расписку.

1.7. При рассмотрении обращения (запроса) не допускается разглашение сведений, содержащихся в нем, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений направление письменного обращения или запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, предоставление запрашиваемой информации.

1.8. Руководители структурных подразделений Управления в пределах своих полномочий обязаны:

- соблюдать сроки и порядок рассмотрения обращений (запросов) и предоставления информации;

- своевременно, всесторонне и объективно рассматривать обращения (запросы), принимать по ним основанные на законе решения, сообщать заявителям о результатах рассмотрения их обращений (запросов);

- систематически анализировать обращения (запросы) для выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав граждан, а также для совершенствования работы Управления и судов.

1.9. Юридический отдел Управления:

- осуществляет централизованный учет обращений (запросов);

- во взаимодействии с другими структурными подразделениями Управления обобщает и анализирует обращения (запросы) ежеквартально и по результатам года представляет соответствующие данные начальнику Управления или лицу, его замещающему.

II. Порядок рассмотрения обращений

2.1. Ответственность за организацию рассмотрения и разрешения обращений, соблюдение сроков их рассмотрения, состояния делопроизводства по ним в Управлении, возлагается на руководителей структурных подразделений Управления.

2.2. Контроль исполнения обращений ведется в юридическом отделе работником, на которого возложены функции ведения делопроизводства по обращениям (далее – работник юридического отдела).

Поступившие обращения и прошедшие регистрацию работником юридического отдела передаются начальнику Управления или лицу, его замещающему, который налагает соответствующую резолюцию.

2.3. Обращение с поручением начальника Управления или лица, его замещающего, передается исполнителю в день наложения резолюции или не позднее следующего дня. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым или с отметкой «ответственный».

2.4. В соответствии с резолюцией начальника Управления или лица, его замещающего, исполнение обращения может быть поставлено на контроль.

2.5. Обращение, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не снимается.

2.6. Обращения, переадресованные в суды, другие учреждения и организации для разрешения с предложением сообщить о результатах рассмотрения в Управление, ставятся на контроль работником юридического отдела.

2.7. Решение о проверке обращения с выездом на место работников соответствующих структурных подразделений Управления принимается начальником Управления или лицом, его замещающим.

2.8. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действия (бездействие) которого обжалуется.

Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается автору с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действия (бездействие) в установленном порядке в суд.

2.9. Обращение, в котором обжалуется судебное решение в течение 7 дней со дня регистрации, подлежит возврату заявителю, направившему его, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.10. Передача обращения из одного структурного подразделения Управления в другое, минуя работника юридического отдела, не допускается. Обращение передается с соответствующей отметкой в учетных формах.

2.11. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий ответ заявителю.

2.12. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением об этом автора обращения, за исключением случая, когда ответ на обращение не дается.

2.13. Обращение, относящееся к компетенции Управления, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

2.14. В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

2.15. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, связанный с рассмотрением поступившего к ним обращения, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации.

2.16. Сроки, предусмотренные Инструкцией, исчисляются в календарных днях со дня регистрации обращения. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

2.17. В исключительных случаях, а также в случае истребования необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов у должностных лиц, начальником Управления или лицом, его замещающим, может быть продлен срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.

Не позднее трех дней до истечения срока рассмотрения обращения исполнителем подается руководителю структурного подразделения материал проверки по обращению и докладная записка с указанием причин продления срока. В этот же день руководитель структурного подразделения данное обращение со всеми представленными материалами представляет начальнику Управления или лицу, его замещающему.

Изменение срока исполнения обращения производится начальником Управления или лицом, его замещающим, путем проставления на обращении нового срока, даты изменения и подписи. Также работником юридического отдела вносятся изменения в учетную форму.

2.18. Начальником Управления или лицом, его замещающим, могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращения, если этого требуют интересы дела.

2.19. Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. Заявителю сообщается о недопустимости злоупотреблением правом.

2.20. Ответ на письменное обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в суд, государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, если текст не поддается прочтению. В случае если возможно прочитать почтовый адрес и фамилию автора, ему в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается о причинах оставления обращения без ответа.

2.21. Не подлежат рассмотрению обращения, лишенные смыслового содержания.

2.22. В случае если в обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления или лицо, его замещающее, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с автором по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в одно и то же подразделение. О данном решении уведомляется лицо, направившее обращение.

2.23. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

2.24. В случае если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготовляемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготовляющем, совершающем или совершившем, обращение подлежит докладу начальнику Управления или лицу, его замещающем.

2.25. Ошибочно поступившее обращение регистрируется в общем порядке регистрации обращений и направляется по принадлежности.

2.26. Работники отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов при проведении комплексных и целевых проверок состояния делопроизводства в судах, помимо выполнения своего основного задания, оказывают методическую помощь ведения делопроизводства по обращениям.

2.27. Работник юридического отдела, на которого возложена функция ведения делопроизводства по обращениям, обобщает и анализирует работу с обращениями отдельным разделом по установленной форме, который представляется вместе с отчетом по итогам работы Управления за год в Судебный департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

III. Порядок предоставления информации по запросам

3.1. Организация работы с запросами осуществляется в порядке, установленном пунктами 2.1. – 2.6., 2.16.. Инструкции.

3.2. В запросе указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факса или адрес электронной почты, а также фамилия, имя и отчество гражданина или наименование организации, запрашивающих информацию. Анонимные запросы не рассматриваются.

3.3. В случае если запрос не относится к сфере деятельности Управления, такой запрос направляется в течение 7 дней со дня его регистрации в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации.

О предоставлении запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией. В случае если Управление не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе и (или) органе местного самоуправления, об этом также сообщается направившему запрос пользователю информацией в течение 7 дней со дня регистрации запроса.

3.4. Запрос подлежит рассмотрению в 30-дневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

3.5. В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос в течение 7 дней со дня его регистрации с указанием причины такой отсрочки и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

3.6. Информация о деятельности судов, органов судейского сообщества Российской Федерации, Судебного департамента и его органов в субъектах Российской Федерации предоставляется в виде ответа на запрос, в котором содержится или к которому прилагается запрашиваемая информация либо в котором содержится мотивированный отказ в предоставлении указанной информации.

3.7. Информация не предоставляется в случае, если:

- содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию;

- в запросе не указаны почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связываться с направившим запрос пользователем информацией;

- запрашиваемая информация не относится к деятельности Управления;

- запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

- запрашиваемая информация является вмешательством в осуществление правосудия;

- запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;

- в запросе ставится вопрос о толковании нормы права, разъяснении ее применения или правовой оценке судебных актов, выработке правовой позиции по запросу, проведении анализа судебной практики или выполнении по запросу иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

3.8. В случае если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен.

В случае если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная является общедоступной, Управление предоставляет запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа.

3.9. Управление вправе не предоставлять информацию по запросу, если эта информация опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети «Интернет».

В этом случае в ответе на запрос указываются наименование, дата выхода и номер средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронный адрес официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.

IV. Делопроизводство по обращениям (запросам)

4.1. Делопроизводство по обращениям (запросам) ведется отдельно от других видов делопроизводства в юридическом отделе Управления.

4.2. Прием, первоначальная обработка письменных обращений (запросов), поступивших в Управление осуществляется централизованно работником юридического отдела.

Прием обращений (запросов) в форме электронных документов через официальный сайт Управления, а также обращений (запросов) в форме электронных документов, полученных посредством электронной почты, производится ответственными лицами юридического отдела Управления, на которого возложены функции ведения делопроизводства по обращениям. (в ред. Приказа Управления №165 от 29.10.2013 г.)

4.3. Обращения (запросы) подлежат регистрации работником юридического отдела в день получения, но не позднее 3 дней после поступления.

4.4. Регистрация обращений (запросов) ежегодно начинается с номера 1.

Не допускается перерегистрация обращений (запросов), не рассмотренных в истекшем году, с последующим присвоением порядкового номера текущего года.

4.5. Обращение (запрос), поступившее с сопроводительным документом государственного органа, органа местного самоуправления, учитывается по фамилии заявителя с указанием реквизитов сопроводительного документа.

4.6. Регистрация обращений (запросов) осуществляется в хронологическом порядке в подсистеме «Документооборот и обращения граждан» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» (далее - подсистема), в журнале учета обращений (запросов) граждан и организаций (приложение № 1).

Основной регистрационно – контрольной формой регистрации являются карточки подсистемы, в которой вводятся реквизиты обращений (запросов).

4.7. При регистрации обращения (запроса) на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп Управления, на котором указываются регистрационный номер и дата поступления, количество листов отмечается штампом «к вх.__», который проставляется на приложении. Если обращение (запрос) поступило с сопроводительным документом, то регистрационный штамп с реквизитами проставляется на сопроводительном письме.

4.8. Присваиваемый обращению (запросу) регистрационный номер в подсистеме, по журналу обращений (запросов) граждан и организаций состоит из цифр и букв, обозначающих: число – соответствующий порядковый номер обращения (запроса); второе – буквенное обозначение, соответственно: «ж» - жалоба, «з» - заявление («зп» - запрос), «п» - предложения.

Например: № 23 - ж

где: 23 – порядковый номер регистрации в подсистеме, по журналу обращения (запроса) граждан и организаций;

«ж» - буквенное обозначение обращения.

Номер регистрации обращения (запроса) граждан и организаций проставляется в учетной форме.

4.10. Входящий регистрационный номер закрепляется за обращением (запросом) и сохраняется при регистрации ответов на обращение (запрос). В ходе рассмотрения обращения (запроса) вся переписка по нему, в том числе при движении обращения (запроса) внутри Управления осуществляется за одним номером, присвоенном ему при регистрации, в учетной форме вносятся соответствующие сведения.

Ответу на обращение присваивается индекс дела юридического отдела Управления в соответствии с номенклатурой дел Управления, регистрационный номер обращения (запроса) граждан и организаций.

Например: 01-12/ 23-ж

где: 01-12 - индекс дела юридического отдела Управления в соответствии с номенклатурой дел Управления

23 - ж – порядковый номер регистрации в подсистеме, по журналу обращения (запроса) граждан и организаций с буквенным обозначением обращения;

4.11. По обращению (запросу), приобщенному к ранее поступившим материалам, срок его рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения (запроса). При этом в ответе заявителю обязательна ссылка на все поступившие обращения (запросы) и адресаты (если они имеются).

4.12. Обращения (запросы) от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения его предыдущего обращения (запроса), считаются первичными и подлежат приобщению к ранее поступившим материалам.

Срок рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения (запроса). При этом в ответе обязательна ссылка на все поступившие обращения (запросы) и адресаты (если они имеются).

4.13. Повторными считаются обращения (запросы), поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если:

заявитель или пользователь информацией не удовлетворен данным ему ответом Управления по первоначальному обращению (запросу);

со времени подачи первого обращения (запроса) истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю или пользователю информацией не дан.

Повторное обращение (запрос) регистрируется так же, как первичное.

О повторности делается отметка в учетной форме.

4.14. После регистрации обращение (запрос) с поручением начальника Управления или лица, его замещающего, в день наложения резолюции или не позднее следующего дня передается работником юридического отдела в соответствующее структурное подразделение Управления для исполнения.

4.15. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то подлинник обращения (запроса) передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, или с отметкой «ответственный», копии – соисполнителю.

Решение, принятое по такому обращению (запросу), должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает начальник Управления или лицо, его замещающее.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа заявителю или письма в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, а также за рассмотрение обращения (запроса) в установленный срок.

4.16. Обращения (запросы), переданные в структурные подразделения Управления ошибочно, возвращаются в тот же день работнику юридического отдела.

4.17. Передача зарегистрированных обращений (запросов) осуществляется через работника юридического отдела под роспись для последующей передачи в другое структурное подразделение. При этом в подсистему и журнал учета обращений (запросов) граждан и организаций обязательно вносится дата передачи, фамилия исполнителя, подпись.

4.18. Руководитель структурного подразделения Управления после получения зарегистрированного обращения (запроса) определяет исполнителя, срок и порядок рассмотрения, а также необходимость осуществления контроля.

Запрещается на тексте обращения (запроса) делать какие-либо записи.

Допускается с помощью маркера выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания в ходе непосредственного разрешения обращения (запроса) исполнителем.

4.19. При исполнении обращения (запроса) исполнитель готовит ответ за подписью начальника Управления или лица, его замещающего, визирует копию ответа.

4.20. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, инициалы и номер его служебного телефона с кодом города. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Текст информации об исполнителе печатается шрифтом «Times New Roman» (текстовый редактор – «Word»), размером №8.

Образец: Исп. Иванова И.И.

8(3452)231499

4.21. Ответ на обращение (запрос) двух и более лиц направляется на фамилию первого подписавшего лица, если не оговорено конкретное лицо, с просьбой сообщить о результатах рассмотрения другим авторам. В отдельных случаях ответ направляется каждому из подписавших обращение (запрос).

4.22. Состав обязательных реквизитов, порядок их расположения на бланках писем регламентирован Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом начальника Управления.

4.23. Решение об окончании рассмотрения обращения (запроса) принимает начальник Управления или лицо, его замещающее.

В случаях, когда ответ заявителю не направляется, ответственный исполнитель списывает обращение (запрос) справкой с изложением причины.

4.24. Материалы исполненного обращения (запроса) с ответом заявителю передаются работнику юридического отдела для последующей отправки адресатам.

Материалы формируются в отдельное производство в юридическом отделе Управления.

4.25. Представляемые на подпись начальнику Управления или лицу, его замещающему, проекты ответов заявителям или писем в соответствующие органы с материалами исполненных обращений (запросов) должны иметь необходимые визы: исполнителя, руководителя структурного подразделения Управления, соисполнителей, которая включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования, например:

(подпись) инициалы, фамилия

13.07.2013 года

4.26. Об утере обращения (запроса) или документов по нему исполнитель сообщает руководителю структурного подразделения Управления, а он в свою очередь об этом сообщает начальнику Управления или лицу, его замещающему. В этом случае начальник Управления или лицо, его замещающее назначает служебную проверку. Материалы проверки передаются в юридический отдел.

4.27. Законченные производством обращения (запросы) хранятся в юридическом отделе в течение 5 лет. По истечении срока хранения они подлежат уничтожению.

4.28. Конверты, в которые были вложены обращения (запросы), приобщаются к материалам дела в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, даты отправки и получения обращения (запроса).

4.29. Нерассмотренные обращения (запросы) и неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

4.30. По письменной просьбе заявителя он может быть ознакомлен с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения (запроса) и находящимися в распоряжении Управления.

4.31. Ознакомление заявителя с интересующими его документами и материалами производится работником юридического отдела, на которого возложены функции ведения делопроизводства по обращениям.

По письменной просьбе заявителя ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в Управление из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением (запросом), а также копия письменного ответа (уведомления) о результатах рассмотрения его обращения (запроса) в Управлении, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по не зависящим от него обстоятельствам.

Выдача заявителю копии истребуемого им документа осуществляется работником юридического отдела, на которого возложены функции ведения делопроизводства по обращениям, по согласованию с начальником структурного подразделения, о чем делается отметка в подсистеме и запись в учетной форме.

V. Особенности работы с обращением (запросом) в форме электронного документа

5.1. Управление обеспечивает возможность направления обращения (запроса) в форме электронного документа через официальный сайт Управления в сети «Интернет»- http://usd.tum.sudrf.ru и по электронной почте – usd.tum@sudrf.ru. (в ред. Приказа Управления №165 от 29.10.2013 г.)

5.2. Обращение (запрос) должно содержать реквизиты, необходимые для его рассмотрения и направления ответа (приложение № 2).

В случае не заполнения сведений об авторе (фамилия, имя гражданина, наименование организации, почтовый адрес, адрес электронной почты) и текста обращения (запроса) отправитель информируется о невозможности принять обращение (запрос). Электронная цифровая подпись является дополнительной информацией.

5.3. Управление сохраняет за собой право в установленном порядке уточнить достоверность информации об отправителе, а также уточнить содержание обращения (запроса).

5.4. Информация о персональных данных авторов обращений (запросов) хранится и обрабатывается с соблюдением законодательства Российской Федерации о персональных данных.

5.5. С учетом возможностей программно-технического обеспечения сайта размер обращения (запроса) в форме электронного документа не может превышать 5 тысяч символов.

5.6. Обращение (запрос), направленное в форме электронного документа, принимается отделом организационно – правового обеспечения деятельности судов Управления.

Обращение (запрос), поступившее в форме электронного документа, распечатывается, и передается работнику юридического отдела Управления, дальнейшая работа с ними осуществляется в порядке, установленном Инструкцией (II, III, IV – разделами).

5.7. Основанием для отказа в рассмотрении электронного документа, помимо оснований, указанных в разделах II и III Инструкции, также может являться:

указание автором недействительных сведений о себе и (или) адреса для ответа;

поступление дубликата уже принятого электронного документа;

некорректность содержания электронного документа.

5.8. Ответ на обращение (запрос), поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении (запросе), или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении (запросе).

VI. Личный прием

6.1. Прием осуществляется в целях оперативного рассмотрения их обращений (запросов), относящихся к компетенции Управления.

6.2. Организация личного приема в Управлении возлагается на работника юридического отдела Управления, согласно должностному регламенту.

6.3. Личный прием граждан и представителей организаций (далее по тексту – заявителей) в Управлении осуществляется начальником Управления или лицом, его замещающим, заместителями начальника Управления, в соответствии с графиком приема, утвержденным начальником Управления, а так же работником юридического отдела в течение рабочего времени.

6.4. Начальник Управления и его заместители ведут прием по предварительной записи, в исключительных случаях без предварительной записи.

Лица, находящиеся в нетрезвом состоянии, на личный прием не допускаются.

6.5. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность.

6.6. Сведения о заявителе, краткое содержание обращения (запроса) заносятся в журнал учета приема граждан и представителей организаций в Управлении (приложение № 3).

6.7. Основными сведениями об осуществлении приема, подлежащими учету, являются:

- дата и время приема;

- фамилия, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес, реквизиты документа, удостоверяющего его личность;

- краткое содержание устного обращения (запроса);

- фамилия должностного лица, осуществляющего прием;

- сведения о результатах приема.

6.8. В случае если в обращении (запросе) содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, заявителю разъясняется, куда и в каком порядке следует обратиться.

6.9. Если изложенные в устном обращении (запросе) факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в учетной форме. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных вопросов в порядке, предусмотренном Инструкцией.

6.10. Устный ответ или разъяснение на устное обращение (запрос) дается заявителю, как правило, в день обращения. Если дать устный ответ в день обращения не представляется возможным или заявитель настаивает на предоставлении письменного ответа, ему дается разъяснение о сроке и порядке получения ответа.

6.11. Для получения письменного ответа по устному обращению (запросу) заявителю предлагается удостоверить собственноручной подписью в карточке личного приема правильность изложения его обращения (запроса).

6.12. Письменное обращение (запрос), полученное в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

6.13. На письменном обращении (запросе), полученном на личном приеме, проставляется регистрационный штамп, предусмотренный п. 4.7. Инструкции.

6.14. Обращение (запрос), подлежащее рассмотрению на личном приеме начальником Управления или лицом, его замещающим, заместителями начальника Управления не менее чем за три дня до даты приема с другими документами докладывается ему руководителем соответствующего структурного подразделения.

6.15. Не относящиеся к компетенции Управления письменные обращения (запросы), принятые по настоянию посетителя, направляются по принадлежности с уведомлением заявителя либо возвращаются заявителю по почте с указанием, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

6.16. В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения (запроса), если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении (запросе) вопросов.

6.17. В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник полиции. Информация о поведении заявителя отражается в учетной форме.

VII. Ответственность

7.1. Нарушения установленного настоящей Инструкцией порядка работы с обращениями (запросами) и приема граждан и представителей организаций, сроков рассмотрения обращений (запросов) или принятие по ним необоснованных, неправомерных решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут ответственность виновных гражданских служащих в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

опубликовано 23.01.2014 09:56 (МСК)